電子政務環(huán)境下檔案管理策略的研究論文
1、電子政務環(huán)境下檔案管理的意義
電子政務是政府機構部門運用現(xiàn)代化的信息、通訊技術通過網絡來實現(xiàn)服務與管理,并通過網絡技術使政府機構的工作流程再造以及組織機構的重組患上以實現(xiàn),超出時間、空間以及各個部門之間的人為限制,使服務以及管理都更規(guī)范、更優(yōu)質、更全方位。檔案管理的終究目的是使檔案管理工作的質量以及效益取得提高,因而需要采取先進的管理模式以及信息管理技術,以便檔案信息資源能為社會提供更好的服務。科學的管理模式對于電子政務的發(fā)展擁有踴躍意義,而電子政務下的檔案管理可以使檔案信息取得長時間貯存,有益于查詢以及應用,可有效提高級案管理工作的效力。
2、電子政務環(huán)境下檔案管理所存在的問題
(1)檔案的原始性、真實性不夠完全。原始性以及真實性是電子文件檔案的固有屬性。紙質檔案在實際工作中無比容易就可對于其原始性以及真實性進行確認,而電子文件檔案在其構成以及處理進程中,信息的可變性是無比大的,如果在處理進程中刪除了或者者修改了原始文件,是不容易被識破的。同時,在電子檔案的處理進程中還擁有與信息載體互相分離的屬性,因而,電子檔案很容易在構成的進程中被人修改,對于檔案的原始性、真實性以及可靠性都造成為了影響。
(2)檔案難以久長貯存。硬件、軟件和環(huán)境等因素都會在電子檔案的生成、傳輸、利用等階段發(fā)生影響。在貯存進程中,電子檔案對于載體的機能和環(huán)境的請求無比嚴格,加之其使用壽命其實不長,貯存載體沒法對于自然災難或者者病毒的腐蝕進行有效抵抗,操作失誤或者者電壓不穩(wěn)都會嚴重破壞或者者丟失信息內容。因而,檔案信息難以進行長期的貯存。
(3)檔案的安全性、不亂性不高。跟著信息全世界化的發(fā)展,世界各個角落的人們都能享遭到網絡技術所帶來的便捷,因為因特網的開放性較強,籠蓋于世界的各個地區(qū),因而每一個人均可自由進入因特網實現(xiàn)資源同享。在電子政務環(huán)境下,首要文件的傳輸大部份是通過因特網來施行的,在傳輸進程中,電子文件極易遭受襲擊,致使文件內容被捏造或者者泄漏出來。電子檔案在保留、管理以及接管進程中極易遭到病毒的影響,目前熟識計算機技術的較多,就算電腦中安裝了防火墻,簡易防火墻系統(tǒng)也易被其攻破。所以,電子檔案在管理方面還存在較大的安全隱患,安全性以及不亂性均不高。
3、電子政務環(huán)境下的檔案管理策略分析
(1)樹立健全的檔案資源數(shù)據(jù)庫。健全的檔案資源數(shù)據(jù)可為政府提供更可靠、更全面的信息,有益于其查詢與應用。確保檔案信息的全面性、真實性以及完全性是樹立健全檔案資源數(shù)據(jù)庫的條件與基礎,由于這樣才能使檔案資源數(shù)據(jù)系統(tǒng)與電子政務的需求符合。健全的檔案資源數(shù)據(jù)庫不但能深度發(fā)掘信息數(shù)據(jù),還能提供更好的服務為政府決策。
(2)施行“前端節(jié)制”。檔案管理在電子政務環(huán)境下的特色是總體性、連續(xù)性以及現(xiàn)實性,要想使其作用患上到優(yōu)良施展,就不能長期地停留于“后端節(jié)制”的服務階段,必需將這類傳統(tǒng)后進的策略進行轉換,施行“前端節(jié)制”策略。檔案管理部門主動地提早接入對于信息資源的收拾、搜集以及應用工作中的法子就是“前端節(jié)制”,這類法子可實現(xiàn)本身管理工作以及電子政務系統(tǒng)的同步發(fā)展�！扒岸斯�(jié)制”不但是電子政務環(huán)境下的檔案系統(tǒng)管理原理、檔案即時歸檔以及長時間應用的請求,也是保障檔案信息安全性的需要。
(3)加強信息安全與標準規(guī)范。檔案信息的多樣性以及繁雜性使其管理在電子政務環(huán)境下發(fā)生了良多問題,檔案信息的安全以及標準規(guī)范問題可保障檔案管理順利進行。因為電子政務系統(tǒng)的安全管理體制尚未完美,致使檔案信息要面臨的問題較多,為了加強在電子政務環(huán)境下的檔案管理工作,必需對于電子政務中內部網絡的建設進行加強,這也是管理部門對于檔案進行有效管理的首要手腕。網絡安全的保證對于電子政務下的檔案管理工作擁有無比首要的作用。此外,從根本上說,政府部門對于檔案信息的安全管理也體現(xiàn)出國家對于檔案信息的建設。所以,政府中的檔案管理部門應嚴格依照國家所制訂的信息安全規(guī)范和框架施行對于檔案信息的安全建設工作,從更深層次上解決信息安全中存在的問題。
(4)樹立信譽檔案模式。在電子政務環(huán)境下對于信譽檔案模式的樹立可將某對于象的信譽情況進行及時記錄、反應和證明。在電子政務環(huán)境下的信譽檔案建設可為政府機構的聯(lián)合監(jiān)管提供更好的服務,無論是對于政府檔案信息所施行的公然決策,仍是對于檔案資源數(shù)據(jù)庫的建設以使其服務能力擴大于社會中,都是以信譽檔案為基礎的。檔案信息管理中的信譽檔案建設使科學、公道地管理信息資源的目的患上以實現(xiàn)。因而,在電子政務環(huán)境下,信譽檔案的樹立對于我國電子政務的快速發(fā)展擁有增進作用。
(5)政務檔案信息施行公然服務。對于國家機關的相干信息進行公然就是政務檔案信息公然服務,公然國家所運行的行政權力,由于在電子政務環(huán)境下的檔案信息是政務信息的主要組成部份,對于其進行公然是無比有必要的。此外,政務機關應依據(jù)本身特色并結合社會大眾的利益來公然、公示政務檔案信息是施行政務公然的條件,這樣可有效改善政務檔案信息的質量。
4、結語
跟著信息技術的發(fā)展,電子檔案的數(shù)量也會愈來愈多,在實際的檔案管理工作中也會遇到愈來愈多的問題,無益于檔案管理工作的施行。在電子政務環(huán)境下的檔案管理會觸及到各個社會發(fā)展領域,檔案管理部門應充沛應用電子政務的優(yōu)勢,為了保障管理工作的質量以及水平,盡量地使檔案管理的效力以及應用服務效果患上到提高。
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